Digitalisierung steuerbelege

Arbeitgeber, Versicherungen und andere Organisationen stellen in immer größerem Umfang Daten, die für die Steuererklärung benötigt werden, maschinell zur Verfügung. Die digitalisierung ist ein echter gewinn für meine persönliche finanzverwaltung.

Rechnungen und quittungen sind jetzt schnell auffindbar und sortierbar. Dabei hast Du darauf zu achten, dass diese in einem Dateiformat vorliegen, das es unmöglich macht, eine nachträgliche Veränderung überhaupt vorzunehmen.

Die digitalisierung von steuerbelegen vereinfacht den prozess enorm. In der Regel fallen neben weiteren insbesondere die folgenden Merkmale in der digitalen Buchhaltung an, mit denen sich die Dokumentation beschäftigen muss: Eingesetzte Software.

Die GoBD verlangen in diesem Fall, dass beide Versionen — das Original und die ins PDF konvertierte Kopie — als steuerlich relevante Unterlagen für eine Überprüfung durch das Finanzamt bereit zu halten sind. Unternehmen, die eine Rechnung per E-Mail erhalten oder im Internet von der Homepage ihrer Lieferanten herunterladen, müssen die Vorschriften der GoBD für diese elektronischen Dokumente genauso beachten wie eine Buchhaltung, die vollständig auf die Digitalisierung umgestellt ist.

Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel Wie archiviere ich E-Mails GoBD-konform? Für steuerprüfungen ist das digitale archiv auch ein segen.

Quittungen digitalisieren

Ich kann belege direkt vom smartphone hochladen, das ist wirklich praktisch. Die bis zur Einführung der GoBD gängigen Textverarbeitungsprogramme wie zum Beispiel Word, Excel oder Open Office bieten daher nicht mehr die technischen Voraussetzungen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.

Begeisterung über die vielen Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz der neuen Technologien ergeben. Das minimiert das risiko von beschädigung oder verlust. Auch die ablage wird dadurch deutlich übersichtlicher. Wer daher ein offenes Textverarbeitungsprogramm wie Word nutzt, um seine Vorlagen zu erstellen, der muss darauf achten, dass er jedes daraus erstellte Dokument in einem Dateiformat abspeichert, das als nicht mehr veränderbar anerkannt ist.

Genügt das PDF Format den Vorgaben der GoBD uneingeschränkt? Dazu werden die elektronische Antragstellung und der elektronische Bescheidabruf grundsätzlich vorgeschrieben, ebenso. Das spart mir jede menge zeit und nerven vor der steuererklärung. Endlich muss ich nicht mehr stapel papier durchforsten.

Um Deine Belege digitalisieren zu können, musst Du daher nicht nur darauf achten, dass Du ein Textverarbeitungsprogramm verwendest, das die Anforderungen auch erfüllen kann. GoBD und Rechnungen auf Papier — Welche Vorgaben gelten hierfür?

Scanner für belege

Die daten können sicher in der cloud gespeichert werden. So geht garantiert nichts mehr verloren oder wird vergessen. Denn Dokumente, die mit diesen oder ähnlichen Programmen erstellt sind, können jederzeit wieder überschrieben und damit verändert werden. Alles ist im handumdrehen zugänglich und nachvollziehbar.

Digitalisierung des Entlastungsverfahrens beim BZSt für Antrag, Steuerbescheinigung und Bescheid Die vollständig digitalisierte Antragsbearbeitung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ab dem Jahr wird eingeleitet. Sobald eine E-Mail ein geschäftliches Dokument stellt, das steuerlich eine Bedeutung hat, dann musst Du auch diese archivieren.

Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen? Digitalisierung – dieses Wort löst in der Steuerwelt wohl immer noch gemischte Gefühle aus: Begeisterung und Verzweiflung, teilweise aber auch noch Ablehnung. Der Ausbau der automationsgestützten Bearbeitung von Steuerfällen ist dafür die Voraussetzung.